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Cómo Participar en las Reuniones de Ciclo o Periodo Promocional

Conozca cuáles son los objetivos de las Reuniones de Ciclo o Periodo Promocional y cómo participar en éstas...

Por: Salvador Thompson

Al inicio o finalización de un ciclo o periodo promocional, es muy usual que se lleve a cabo una reunión en el que participan Visitadores Médicos, Vendedores a Farmacias, Supervisores, Gerentes de Área, Gerentes de Producto y eventualmente algunos Altos Ejecutivos de la compañía. Esta reunión, tiene por lo general los siguientes objetivos:

• Informar acerca de los resultados obtenidos (ventas, recetas, participación en el mercado, crecimiento, etc.) durante el anterior ciclo o periodo promocional.
• Analizar la situación actual, el porqué de los resultados obtenidos y el desempeño global del equipo de promoción y ventas.
• Obtener retroalimentación del equipo de promoción y ventas.
• Informar acerca de los objetivos propuestos para el siguiente periodo promocional.
• Informar acerca de los planes promocionales (productos a promocionar, material a emplear, etc.).
• Capacitar acerca de algún tema en particular, por ejemplo, técnicas de ventas, de persuasión, farmacología, productos, etc.
• Obtener sugerencias e ideas para mejorar los resultados obtenidos o el trabajo promocional.

Ahora, si Usted, tiene interés en desarrollar una carrera ascendente en la compañía que representa, entonces necesita prepararse con anticipación para participar en este tipo de reuniones. Para ello, tome en cuenta las siguientes sugerencias:

• Primero: Elabore una lista con los comentarios más relevantes de médicos, farmacias, administradores de hospitales y clínicas, personal de apoyo, e incluso, de pacientes. Pero, tenga cuidado de incluir únicamente aquellos comentarios que representen una oportunidad o una amenaza para la compañía o para algún producto en particular.
• Segundo: Prepare una lista de sugerencias que sean útiles para ayudar a mejorar el trabajo de todos o de la mayoría que componen el equipo de promoción y ventas.
• Tercero: Redacte al menos una experiencia sobresaliente que haya tenido durante el ciclo o periodo promocional anterior. Por ejemplo, alguna actividad que haya dado un excelente resultado en el logro de una venta importante o que haya permitido conseguir un nuevo médico prescriptor.
• Cuarto: Redacte alguna experiencia negativa que haya tenido y del que todos puedan aprender para no pasar por lo mismo. Por ejemplo, el perder una venta importante o un médico de prescripción frecuente por errores suyos, de otras personas o de la compañía.
• Quinto: Visualice una serie de razones, que a su criterio, son las causas de los resultados obtenidos, ya sea de los productos que promociona o de toda la compañía.
• Sexto: Elabore una lista de las actividades relevantes que realizó la competencia durante el ciclo o periodo promocional anterior. Por ejemplo, cambio de precios, nuevos productos, descuentos, bonificaciones, material promocional fuera de lo común, estudios clínicos que están empleando, etc.
• Séptimo: Prepare una lista de preguntas de aquellas situaciones o temas en los que considere que necesita el apoyo de todos los asistentes a la reunión. Por ejemplo, con relación a un médico problemático, un hospital que le cerró las puertas, un argumento promocional que no puede hilvanar adecuadamente, etc...

Luego de que se haya preparado adecuadamente para la reunión, llega el momento de que se mentalice con unas cuantas recomendaciones para que su actuación durante la misma sea la más apropiada:

• No interrumpa a sus compañeros o al disertante durante su participación, es de muy mal gusto y genera antipatías.
• Solicite permiso para intervenir en la reunión, por ejemplo, levantando la mano.
• Escuche atentamente a la persona que esta participando con algún tema, pregunta o sugerencia. Es una forma de mostrar respeto.
• Tome apuntes de todos los temas, preguntas, sugerencias y recomendaciones que se van dando durante la reunión. Luego, es recomendable que elabore un resumen que le servirá a Usted mismo y a sus compañeros (si decide distribuirlo entre todos).
• Nunca haga críticas ofensivas en contra de alguien. Mantenga la calma.
• Participe pro-activamente durante toda la reunión, de tal manera, que sus aportes estén orientados a identificar problemas y brindar soluciones, y de ninguna manera, a encontrar culpables.
• No se haga a un lado cuando se requiera la participación de algún voluntario. Por el contrario, sea de los que compromete su participación para llevar a cabo una idea o plan piloto. En pocas palabras, hágase conocer como una persona con la que se puede contar.

Fuente:

«Manual del Visitador Médico Para Mercados de Alta Competencia», de Salvador Thompson, versión electrónica en PDF y EXE.

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