Elaboración y Presentación de Informes
Conozca cuál es la importancia de los informes, cuáles son los canales para presentarlos y qué contenido debe incluir...
Por: Salvador Thompson
Llegó el momento de que el Visitador Médico reporte a la compañía que representa todo el trabajo que ha realizado en un periodo de tiempo determinado (diario, semanal, quincenal y/o mensual). Para ello, es necesario que responda a las siguientes preguntas:
- ¿Qué médicos entrevistó?
- ¿Cuándo realizó el trabajo?
- ¿Dónde realizó el trabajo?
- ¿Qué recursos utilizó?
- ¿Qué resultados obtuvo?
- ¿Cuáles fueron los comentarios más relevantes que le hicieron los médicos?
- ¿Qué sugerencias, observaciones o inquietudes tiene para mejorar el trabajo promocional?
- ¿Qué movimientos fuera de lo común está realizando la competencia
Un detalle muy importante que muchos visitadores no consideran es que los “INFORMES” son una de las mejores cartas de presentación que un Visitador Médico tiene ante los Supervisores, Gerentes y otros Ejecutivos de la compañía, quienes se hacen de una "impresión" acerca del trabajo realizado por la calidad de los informes presentados.
Por tanto, si el Visitador Médico tiene planificado hacer una carrera ascendente en la Visita Médica, necesitará ponerle mucho esmero a la elaboración de sus Informes, y mientras lo hace, se dará cuenta que son una magnífica herramienta para guiarlo hacia un trabajo más eficiente.
Importancia de los Informes:
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Primero: Ayudan a visualizar si el trabajo que se está realizando va por la dirección correcta. Por ejemplo, si al finalizar una semana de trabajo se descubre que no se llegó ni al 60% de los médicos planificados para esa semana, entonces se tendrá que analizar si la ruta de visita está bien elaborada o si se necesita comenzar el trabajo más temprano.
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Segundo: Ayudan a determinar los puntos débiles para que sean mejorados. Por ejemplo, si al momento de elaborar un “Informe Diario de Visitas” el Visitador Médico se da cuenta que no tiene ningún comentario relevante para reportar, entonces comprenderá que le faltó obtener la “retroalimentación” de los médicos o que podría conversar más con ellos; por tanto, ese será un aspecto a mejorar para el día siguiente.
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Tercero: Ayudan a determinar aquellos aspectos que cada día muestran una mejoría, los que se mantienen sin mayores cambios y aquellos que están desmejorando. De esta manera, el Visitador Médico podrá actuar en cada uno de esos puntos con una acción específica.
Canales para Presentar los Informes:
Este punto varía de una compañía a otra, por lo que se recomienda seguir los canales determinados por la compañía donde el Visitador Médico trabaja.
Sin embargo, se debe tomar en cuenta que los Informes de Visita Médica llegan hasta los niveles más altos; en especial, aquellos que proporcionan información valiosa acerca de lo que está sucediendo en el mercado. Por lo tanto, el Visitador Médico los debe elaborar considerando que pueden ser revisados por el más alto ejecutivo de la compañía.
El Contenido de un Informe
Esta parte, depende exclusivamente de los datos que aporte el Visitador Médico, y por lo general (así lo entiende la gerencia), refleja el tipo de trabajo que está realizando en el terreno.
Para que el Visitador Médico pueda presentar un Informe que sea lo más completo posible, debe incluir los siguientes puntos:
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Médicos que entrevistó: Organizados por días y semanas en los que realizó la entrevista.
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Material promocional que empleó para realizar su trabajo promocional: Que incluya la cantidad de muestras médicas, literaturas y obsequios entregados por especialidad.
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Comentarios de los médicos: Especialmente aquellos que son relevantes, por ejemplo: que reporten la aparición de nuevos productos de la competencia, nuevas indicaciones para un producto que el prescribe, nuevas tendencias en el tratamiento de una enfermedad, reacciones adversas no declaradas en la literatura, etc...
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Reportes de la competencia: Se refiere a las actividades fuera de lo común, por ejemplo: Cambios de precios, lanzamientos de nuevos productos, reuniones con sociedades, auspicios a congresos, descuentos especiales, bonificaciones, etc...
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Sugerencias e inquietudes: Todo aquello que Usted considere que puede ayudar a mejorar el trabajo promocional, por ejemplo: para seleccionar y clasificar a los médicos de una mejor manera, para encontrar nuevos nichos de mercado, para darle un mejor manejo al material promocional, etc...
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Resultados obtenidos: En cuanto a ventas, a médicos prescriptores que se mantienen leales, médicos en perspectiva que se convirtieron en prescriptores, nuevos clientes, etc...
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Preguntas: Todas aquellas dudas que se presentan en el camino, por ejemplo, relacionados con los esquemas de trabajo, la utilización del material promocional, los clientes, los instructivos, los descuentos, etc. Algunas de éstas preguntas pueden ayudar a la gerencia a descubrir un error en el procedimiento o en la forma de comunicar las cosas.
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Fuente:
«Manual del Visitador Médico Para Mercados de Alta Competencia», de Salvador Thompson, versión electrónica en PDF y EXE.
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