Fuentes de Información del Visitador Médico

Para que el Visitador Médico pueda 1) seleccionar y clasificar a los médicos existentes en su zona de visita, 2) personalizar su presentación durante cada entrevista y 3) prestar servicios de alta calidad a los médicos de su Grupo Objetivo, necesita de "información" para tomar las decisiones más acertadas.

Sin embargo, para que esa información sea la más adecuada, debe incluir un conjunto de datos que van desde los datos personales del médico hasta los datos profesionales, laborales y de prescripción (ver artículo: Datos Que Se Necesitan Obtener de Cada Médico); todo lo cual, no es fácil de obtener y en muchas ocasiones el Visitador Médico se encuentra en una situación en la que no sabe por dónde empezar ni a quién acudir para recolectar todos los datos que necesita.

Por ese motivo, en el presente artículo se sugieren una serie de opciones a las que el Visitador Médico puede acudir en busca de los datos que necesita. éstas opciones se las conoce como fuentes de información y pueden ser "internas" (dentro de la misma compañía) como "externas" (fuera de la compañía), tal como veremos en detalle a continuación:

1. Fuentes de Información Internas:

Son aquellas que se encuentran al interior de la compañía, por ejemplo:

• Los Gerentes del área Comercial (Gerente regional, Gerente de área, Supervisor o Coordinador): Todos ellos, son un excelente punto de partida porque tienen acceso al Banco de Datos de la Compañía o debido a su experiencia y tiempo en el rubro conocen a muchos médicos prácticamente de memoria; por tanto, pueden proporcionar valiosa información acerca de los datos personales, profesionales y laborales de algunos médicos existentes en las diferentes zonas de visita.
• Listados médicos de otros Visitadores Médicos: Con la debida autorización del Supervisor y el conocimiento de los compañeros de trabajo, se puede acceder a información actualizada sobre los datos personales, profesionales y laborales del médico, los cuales, se encuentran por lo general en los listados de otros Visitadores que trabajan en la misma compañía. De esa manera, no se hace un doble trabajo.
• El listado médico de la compañía: Es una buena fuente de información para obtener algunos datos personales, profesionales y laborales del médico; siempre y cuando, éste listado sea actualizado de forma constante (al menos cada 6 meses).
• Visitadores Médicos de la misma compañía: Especialmente de aquellos que llevan varios años trabajando en el rubro (visita médica). Estos visitadores médicos son una excelente fuente de información acerca de las particularidades de los médicos: carácter, personalidad, pasatiempos y hasta temas de conversación.
• Vendedores de la misma compañía: La mayoría de compañías farmacéuticas cuentan con un equipo de ventas o representantes orientados estrictamente al segmento de farmacias o entidades de salud (hospitales, clínicas o centros de salud); por lo cual, pueden ayudar a obtener información acerca de los hábitos prescriptivos de los médicos que se encuentran dentro del radio de acción de sus clientes. Para ello, solo hay que proveerles algunas herramientas como cuestionarios o encuestas para que las realicen cada cierto tiempo a sus clientes (Sugerencia aportada por Milqueya Mota de República Dominicana).
• Informes de auditorias de recetas (por ejemplo: Prescript Plus, Rx Analyser, Close Up, etc...): Consisten en datos proporcionados por empresas especializadas en investigación de mercados del sector farmacéutico. Estas empresas acuden a las fuentes primarias de información (farmacias y médicos) para obtener datos de primera mano y utilizan complejas fórmulas estadísticas y de muestreo, por lo cual, se acercan con mucha precisión a la realidad del mercado. Por tanto, estos informes ayudan a conocer los hábitos de prescripción de cada médico porque revelan las prescripciones (con nombre comercial) realizadas por cada uno de ellos (con nombre y apellido), en un periodo de tiempo determinado (1 año, 6 meses, 3 meses, etc...) y no solo de los productos que se promociona, sino también de la competencia.
  Para obtener éstos datos, solo se tiene que solicitarlos al Supervisor, al Gerente de Producto o al Departamento de Mercadotecnia.

2. Fuentes de Información Externas:

Se refiere a todas aquellas fuentes de información que se encuentran fuera de la compañía, por ejemplo:

• Farmacias: Que mejor fuente de información externa que una farmacia porque son las que tienen relación directa con la receta y los pacientes. Por lo tanto, es en este segmento donde se puede obtener información para monitorear los hábitos de prescripción que tienen los médicos.
• Colegios, Sociedades y Asociaciones de Médicos y Especialistas: Son una excelente fuente de información para recabar los datos personales, profesionales y laborales de los médicos. Claro que para solicitar estos datos se necesita cumplir con un cierto formalismo, como enviar una Carta de Solicitud explicando los motivos por los que se solicita la información y el uso que se le va a dar. Además, se debe solicitar la fecha de la última actualización de datos, para determinar cuán actualizados y confiables son.
• Secretarias, recepcionistas y enfermeras: Son una excelente fuente de información para obtener datos personales, profesionales y laborales de los médicos. Además, algunas de ellas pueden proporcionar datos muy interesantes acerca de las preferencias de prescripción que tiene el médico y aspectos relacionados con su carácter, personalidad, pasatiempos y hasta temas de conversación. Para obtener toda o parte de esta información, se tiene que establecer una buena amistad con ellas y prestarles algunos servicios cuando lo soliciten (por ejemplo, muestras médicas, información, etc.).
• El médico: En general, se puede llegar a obtener información acerca de los datos personales, profesionales y laborales de cada médico con tan solo preguntarle; sin embargo, se debe tener cuidado de hacerlo gradualmente para no molestarlo, ni quitarle demasiado tiempo con muchas preguntas. Dicho de otra forma, es mejor preguntar una parte en una visita, otra en la siguiente y así sucesivamente hasta completar los datos que se necesitan. Adicionalmente, también se puede obtener información acerca de sus hábitos de prescripción haciéndole preguntas con mucho tacto (siempre y cuando se den las condiciones) acerca de lo que viene recetando, sin embargo, se debe considerar que las respuestas estarán sujetas a comprobación porque muchos médicos responden con ligereza o poca sinceridad porque asumen que nadie tiene el derecho de auditar lo que hacen.
• Pacientes: Son una excelente fuente de información para conocer los hábitos de prescripción del médico. Acerca de este punto, algunos piensan que no es ético solicitar información a los pacientes, sin embargo, esto depende del cómo y dónde se le solicita la información. Por ejemplo, si el paciente está saliendo del consultorio y el Visitador lo intercepta para preguntarle que fue lo que le recetaron, se puede considerar como “no ético”. Pero, si el Visitador está esperando en la sala de recepción y se da un diálogo con los pacientes acerca de diversos tópicos y en ese instante alguien comenta lo que le recetaron en una anterior ocasión, se puede considerar como aceptable. Por tanto, siempre es bueno tratar de entablar conversaciones generales con los pacientes para obtener información sin solicitarla.
• Directorios Médicos en Internet: Hoy en día, el internet se ha convertido en un excelente medio virtual donde se puede encontrar todo tipo de información, y por supuesto, el segmento médico no escapa de esta realidad. Prueba de ello, es que existen Directorios Médicos que proveen datos básicos de los médicos afiliados a su directorio (especialidad, dirección del consultorio, teléfono, fax, e-mail, etc.); por ello, son de mucha utilidad para empezar una búsqueda de datos desde "0".
  Cabe señalar, que algunos de éstos directorios son estrictamente locales, otros en cambio proveen información de todo un país o región (por ejemplo: DirectorioMédico.org).
  Para encontrar un Directorio Médico, tan solo ingrese a un Buscador (Google, Yahoo, Bing) y escriba los siguientes términos de búsqueda: Directorio Médico + el país + Ciudad (por ejemplo: Directorio Médico en Bolivia - La Paz).
• Representantes de otros laboratorios: Contra todo lo que muchos pueden pensar al respecto, los Visitadores Médicos de la competencia pueden ayudar a completar algunos datos que a veces faltan, especialmente de aquellos relacionados con los datos personales, profesionales y laborales de los médicos. Al intentarlo, no se pierde nada y se puede conseguir aquello que se está buscando.

Recomendaciones:

Las fuentes de información son el medio para que el Visitador Médico pueda obtener los datos personales, profesionales, laborales y de prescripción de cada médico existente en su zona de visita; por tanto, es muy importante elaborar una lista de las fuentes a las que se va acudir antes de empezar a recabar los datos que se necesitan.

Luego, es muy aconsejable llevar un registro de los datos que se obtienen de cada médico junto a la fuente de información que la proporcionó. Esto es muy útil para respaldar los datos en caso de que existieran dudas en el camino y más aún, para cuando se tenga que actualizarlos.

Para terminar, es muy importante testear las fuentes de información buscando un mismo dato en diversas fuentes. De esa manera, se podrá determinar si todas hablan el mismo idioma (situación que no es muy común) o cuáles son las fuentes más confiables para acudir a ellas en futuras ocasiones.

Fuente:

«Manual del Visitador Médico Para Mercados de Alta Competencia», de Salvador Thompson, versión electrónica en PDF y EXE.

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